Gastbeitrag von unserem Experten Stephan Sägmüller

Ein schönes Beispiel dafür, wie eine positive Zusammenarbeit zwischen Arbeitgeber und Betriebsrat aussehen kann, haben wir neulich im Betrieb der Mediengruppe Oberfranken erfahren. Der Betriebsrat und die Unternehmensleitung standen vor der Herausforderung, das Zeiterfassungssystem der (Zeitungs-)Zusteller an die neuen gesetzlichen Dokumentationspflichten, beispielsweise zum Mindestlohn, anzupassen. Gleichzeitig sollte die neue Software auch für mehr Transparenz und Fairness bei der Arbeitszeiterfassung sorgen, damit z.B. auch längere Arbeitszeiten bzw. Wege entsprechend vergütet werden können. Das Ergebnis dieser Zusammenarbeit ist eine App namens „Zusie“ (www.zusie.cloud). Wir schauen uns den Prozess an und geben Tipps zur Rolle des Betriebsrats bei einer Software-Einführung.

Bild: © Mediengruppe Oberfranken

Gemeinsamer Workshop zum Projektstart

Doch bis es so weit war, lag viel Arbeit vor den Beteiligten. Nach der Aussage des Arbeitgebers „Wir brauchen hier ein neues System“ gab es zum Projektstart erstmal einen Workshop gemeinsam mit dem Betriebsrat. Daraufhin wurden sogenannte Mockups entwickelt. Ein Mockup ist ein digital gestalteter Entwurf einer Website oder App. Danach wurde wiederum in einem gemeinsamen Workshop ein passender Name für die neue App gesucht und gefunden. Eine Innovationsberaterin begleitete diesen komplexen Prozess. Wichtig: Schon während der Entwicklung der App unternahmen Betriebsrat und Arbeitgeber erste gemeinsame Schritte, um zeitgleich eine Betriebsvereinbarung auf den Weg zu bringen.

Für den Betriebsrat war es unerlässlich, bei den Meilensteinen involviert zu sein und im ständigen Dialog mit dem Arbeitgeber zu stehen. Nach Abschluss der App-Entwicklung wurde eine Testphase durch den Betriebsrat angeknüpft und damit wertvolles Feedback für die Weiterentwicklung gesammelt.

Nach dieser intensiven Vorarbeit konnte die neue App schließlich an alle Zusteller ausgespielt werden – jedoch nicht ohne Probe-Betrieb: Die Beteiligten waren sich nämlich bewusst, dass es gerade in den Anfangszeiten zu technischen Schwierigkeiten kommen könnte. Deshalb wurde bei der Zeiterfassung ein halbes Jahr lang zweigleisig gefahren. Die Arbeitszeiten wurden sowohl nach dem alten Verfahren schriftlich und händisch gepflegt, als auch gleichzeitig in der neuen App festgehalten.

Verbesserung der Zusammenarbeit zwischen Betriebsrat und Arbeitgeber

Auch an eine verbesserte Zusammenarbeit zwischen Betriebsrat und Arbeitgeber wurde gedacht. Da mit der App nicht nur die Arbeitszeiten erfasst werden können, sondern grundsätzlich auch eine Auswertung der GPS-Ortung möglich ist, wurde vereinbart, dass diese Auswertung nur gemeinsam, also nur durch den Arbeitgeber zusammen mit dem Betriebsrat erfolgen darf (was grundsätzlich in einer Betriebsvereinbarung geregelt werden sollte). Bei der App „Zusie“ wurde hierfür eine Funktion programmiert, die es dem Betriebsrat und dem Arbeitgeber ermöglicht, die Zustimmung der anderen Seite direkt über die App einzuholen. Bequem, unbürokratisch, schnell und einfach. Auch so kann moderne und vertrauensvolle Zusammenarbeit funktionieren.

An die Sicherheit der Zusteller wurde übrigens ebenfalls gedacht: Sollte ein Zusteller in Not oder Gefahr geraten, kann er über die App per Notfallknopf unverzüglich Hilfe rufen.

Die Zeiterfassungs-App ist insgesamt ein großer Erfolg. Sie wurde so gut angenommen, dass sie mittlerweile auch weiteren Interessenten zur Verfügung gestellt wird – natürlich kostenpflichtig.

Tipps für den Prozess einer Software-Einführung

Planen auch Sie die Einführung einer neuen Software/App in Ihrem Betrieb? Dann sollten Sie unbedingt auf folgende Punkte achten:

  • Mitbestimmung: Gemäß § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG hat der Betriebsrat bei der Einführung einer technischen Einrichtung ein Mitbestimmungsrecht. Dieses sollte er unbedingt nutzen und eine Betriebsvereinbarung zum neuen System abschließen. Idealerweise ist der Betriebsrat von Anfang an eingebunden, sodass er bei der Ausgestaltung der Einführung mitwirken kann.
  • Datenschutz: Die Betriebsvereinbarung sollte unbedingt Regeln zum Datenschutz enthalten, insbesondere mit Blick auf die Datenschutzgrundverordnung und das neue Bundesdatenschutzgesetz. Ein Zugriffs- und Berechtigungskonzept sowie Angaben zur Löschung der Daten sind die essentielle Grundlage. Wichtig ist, den Zweck der Datenverarbeitung klar herauszuarbeiten, um Mittel und Wege festlegen zu können, die in das Grundrecht auf informationelle Selbstbestimmung möglichst wenig eingreifen.
  • Überwachung und Kontrolle: Die Betriebsvereinbarung sollte bezüglich der Überwachung und Kontrolle der Mitarbeiter klare Regeln enthalten. Eine anlasslose Kontrolle oder gar ein Live-Tracking der Mitarbeiter sollte selbstverständlich ausgeschlossen werden. Sollte ausnahmsweise eine Auswertung des Bewegungsprofils notwendig sein, so ist das „Vier-Augen-Prinzip“ sinnvoll: Nur wenn Arbeitgeber und Betriebsrat zustimmen, kann eine solche Auswertung erfolgen, beispielsweise zur Eruierung von Softwarefehlern oder ähnliches. Wichtig ist, in der jeweiligen Software oder App durch „Privacy by default“ bzw. „Privacy by design“ Überwachungsfunktionen möglichst zu deaktivieren, sodass diese gar nicht ausgewertet werden können. Wenn das nicht möglich ist, kann der Schutz der Mitarbeiter auch durch eine Anonymisierung der Benutzerdaten sichergestellt werden.

Fazit

Die Einführung einer neuen Software ist ein großes Projekt für alle Beteiligten. Eine gute Zusammenarbeit zwischen Betriebsrat und Arbeitgeber von Anfang an stellt frühzeitig die Weichen für einen späteren Erfolg. Oft wird es aufgrund der Komplexität nicht immer möglich sein, sich zu jedem Punkt ein objektives Bild zu machen. Aber der Betriebsrat ist nicht allein: Sachverständige können und sollten bei Bedarf hinzugezogen werden.



Dieser Beitrag wurde am Mittwoch, 22. Januar 2020 um 08:41 Uhr veröffentlicht und wurde unter der Kategorie Datenschutz, Digitalisierung abgelegt. Du kannst die Kommentare zu diesen Eintrag durch den RSS-Feed verfolgen. Du hast die Möglichkeit einen Kommentar zu hinterlassen, oder einen Trackback von deinem Weblog zu senden.

«  –  »

Keine Kommentare »

Noch keine Kommentare.

Kommentar hinterlassen